机构设立与行政沿革
美国国家档案与文件署，英文简称NARA，是负责联邦文件管理、永久档案保存和利用服务的机构。1934年6月19日，富兰克林·罗斯福总统签署设立国家档案机构的法律。其任务是把分散在政府机关、储藏室乃至不适合存放纸张的建筑中的文件，纳入较稳定的保存与检索体系。
华盛顿国家档案馆大楼的建设早于机构成立，工作人员于1935年进入接近完工的大楼。因此，建筑开工、机构设立和文件移交是不同阶段。1949年，档案机构纳入联邦总务署并改称国家档案与文件服务局；1950年的联邦文件立法进一步扩展管理职责。1985年，它重新成为独立机构，使用NARA名称。
文件移交不等于永久入藏
NARA的工作不只发生在文件成为“古物”之后。它向联邦机关提供管理指导，参与确定哪些文件具有持续法律、行政或历史价值，哪些属于有保存期限的临时文件。只有经鉴定适合永久保存的部分，才进入长期档案保存范围；把政府产生的一切文件都永久收藏，既不是实际做法，也不是其制度目标。
1950年起建立的联邦文件中心，为机关提供存储、调取和处置服务。移到文件中心的材料仍可能只是等待保管期限届满的临时文件，不能仅因存放地点属于NARA设施，就认定已成为永久档案。文件的价值鉴定、移交、存储、依法处置与最终开放，是相互联系但不能混同的环节。
总统图书馆与多种载体
总统图书馆是另一条重要组织线索。罗斯福提出以私人资金建馆、由国家档案机构管理其总统任内资料，图书馆于1941年开放。1955年的总统图书馆立法，为相关建筑、文件与纪念物转交国家档案机构提供一般安排；1978年《总统文件法》又改变了此后总统公务文件的权属与移交制度。
这些机构不只是借阅出版物的图书馆，而兼有档案研究、展览与教育功能。NARA保存的材料也不限于纸本文书，还包括地图、照片、影片、录音和电子文件。保存电子记录不仅要保留载体，还要维持资料长期可检索、可读取及可确认其真实性的条件。
保存利用与馆藏边界
公众可以利用档案追溯政府决策、研究历史，也可查询军人服役、归化等与个人权利有关的记录。保护文件、编制检索工具及提供研究服务，使分散而庞杂的政府记录成为可以查证的证据；开放仍需遵守适用的利用与保密规定，并非所有材料在移交后立即不受限制地公开。
NARA与美国国会图书馆是不同机构。《独立宣言》和宪法原件曾在国会图书馆保管，1952年才转至国家档案馆展陈，不能由这些文献的流转推断两者是同一个机构。NARA虽也通过项目资助非联邦文献保存，却不因此拥有美国全部地方、商业、家族或私人档案。