从宣言到创设大会
1829年4月21日，一批欧洲学者、艺术家和外交人员在罗马创设考古通信学会（Instituto di corrispondenza archeologica），成为德国考古研究院的前身。地点是罗马的 Palazzo Caffarelli 宫，当时普鲁士驻教廷使节的驻所。这一私人国际学术组织，起初依靠参与者的通信与资助开展工作。
此前，1月2日署于罗马的创设宣言已经公布目标、人员和工作办法。宣言末尾说明，这些原则须到4月21日大会听取更多参与者的意见后才确定。因此，年初发起并议定方案，与春季的创设活动是同一过程中的不同步骤。宣言把4月21日定为年度大会日，借用的是罗马建城纪念日。
由参与者搜集遗物消息
发起者面对的困难是：意大利与阿尔卑斯山以北的学者、艺术家和收藏者不易交换发现。宣言把广泛通信放在核心位置，调查范围既包括古代艺术品，也包括古典时代的其他重要对象，以及罗马地形、铭文和新出的考古文献；先汇集事实与遗物资料，再为解释和研究提供材料。
名单把普鲁士驻罗马外交官 Christian Karl Josias von Bunsen 与 Eduard Gerhard 列为意大利分组的两位秘书，August Kestner 负责档案。普通成员主要是已有研究声望的学者与艺术家，荣誉成员包括赞助者和收藏者，通讯成员则可凭地方观察或旅行经历报告鲜为人知的古物。专业研究者之外的人，也由此获得了提供材料的位置。
用会费和稿酬维持出版
这套安排把学术劳动和经费联系起来。宣言要求普通及荣誉成员提供论文、图画、思考或零散消息，并按每份刊物每年两个路易（luigi）缴纳资助款，每半年预付一次。获邀担任荣誉管理成员者另有豁免。通讯成员免于这类普遍义务；他们如需整套出版物，可以另行订阅，同时可分别收到涉及自己所在地古物的印张。
稿件也设计了报酬：每个十六页的印张付两个路易，每幅收入遗物图集的图画付一个路易，年终结算。作者获得的报酬可以抵回其支出。这是宣言提出的收支办法，目的在于让有限的会员资助支撑持续出版。
参考：[1]
把各地来信变成出版材料
宣言拟按意大利、德意志、法国和英国设置分组，各组秘书汇集并整理本国消息，协调会费和刊物分发。罗马分组另设常任档案员，保存寄来的材料，供成员使用；约每三周开会一次，讨论国外来信、罗马地区的新发现及可收入年刊的材料。大会则汇报年度研究、学会工作和收支。
出版计划每年提供十二印张的未刊遗物图版，并编约四十印张的年刊。年刊分为发掘、遗物与博物馆，考古文献，以及解释性研究三部分，接受意大利文、法文或拉丁文。过长的来稿可以先刊忠实摘要，作者仍可完整发表；未采用的来稿应及时通知作者。这些细则把材料接收、讨论、编辑和传播接成了连续的工作程序。
参考：[1]
一封柏林来信里的合作难题
筹备期的实际联络可见于 Aloys Hirt 在1829年3月7日从柏林写给 Gerhard 的信。他说已与 Boeckh 讨论学会计划，两人愿意半年缴款并提供学术稿件，却还不知道款项付给谁、需要哪类文章，以及稿件怎样寄送；直接按信件邮寄可能过于昂贵。他还提议取回先前寄往慕尼黑的旧稿，亲自译成意大利文，使之适合新刊物。
这封信同时提出了研究任务。面对关于 Corneto 古物的传闻，Hirt 要求弄清器物真伪、发现者、出土地点及情境，并希望学会到当地核查。他主张尽快绘制和刊印未公布的遗物，详尽解释可以随后补上。信件记录的是征稿、翻译和核实材料的具体磋商，也显示远距离合作仍需解决邮费、语言与证据可靠性。
参考：[2]
从私人协作到国家机构
1829年的方案用成员、书信、档案和出版物组织研究，跨国协作首先表现为分散材料的集中与交换。其后的法律地位另有变化：1871年3月3日，威廉一世批准有关章程，机构转为普鲁士国家机关；1874年成为帝国机构，归外交部门管理。同年建立的雅典分支，也属于后续扩展。