从污染问题到地区合作
区域外产生的持久性有机污染物进入北方居民的食物来源，使环境监测同时成为健康问题。芬兰推动的北极环境保护战略于1991年形成，加拿大则希望把经济发展纳入更广的合作议程。这类问题跨越国界，同时涉及食物、土地和居民健康，要求合作组织把北方居民的生活与需要带入讨论。
加拿大的理事会倡议有民间政策团体和北方研究者参与推动。加拿大政府于1989年正式提出八国理事会的建议。1994年，玛丽·西蒙出任环北极事务大使；次年2月，美国同意参加正式谈判。经过对原住民代表资格和可持续发展任务的磋商，八国官员于1996年8月议定宣言文本。
渥太华宣言划定参与方式
1996年9月19日，加拿大、丹麦、芬兰、冰岛、挪威、俄罗斯、瑞典和美国的代表在渥太华签署宣言，北极理事会由此成立。宣言排除军事安全事务。
因纽特环极会议、萨米理事会和俄罗斯北方、西伯利亚及远东原住少数民族协会成为首批永久参与方。它们获得积极参与和充分磋商的位置，国家成员则以协商一致作出决定。
参考：[1]
轮值主持与专业网络
加拿大希望扩展原有环境合作的范围，美国则对加拿大提出的部分组织设计有保留。最终形成的论坛不具有国际法律人格。宣言规定理事会通常两年一会，成员国轮流主办并提供秘书处支援。
宣言列出需要统筹的四项既有合作：北极监测与评估计划、北极动植物保护、北极海洋环境保护，以及紧急预防、准备与响应。
加拿大承担首轮主持及渥太华秘书处的支援。1997年议会报告记载，加拿大北方事务部门拟提供人员与运行经费，外交部门拟负担场地和共用服务。
以经费和人员维持项目
加拿大筹建时曾提出以共同基金支持项目；1997年议会报告引述研究者的判断，称美国的反对背后，还有各国不愿作出新财政承诺的态度。1998年高级官员报告显示，项目主要依靠自愿投入。挪威保障监测与评估计划秘书处的核心经费，监测活动又大量依靠参加国提供的实物和服务。冰岛承担动植物保护工作组秘书处约一半预算；美国在1998年春借调一名野生动物学家三个月，芬兰从同年8月起提供一名专家一年。
原住民秘书处获得丹麦、加拿大和格陵兰的支持，但报告仍指出翻译文件和会议记录的负担，要求增加资源。这些支出关系到代表能否实际参加工作。
第一次部长会议把议程化为项目
环境工作在新旧框架交接时继续进行。监测与评估计划于1997年向环境保护战略部长会议提出污染状况综述，详细科学报告则供1998年理事会部长会议使用。各国在1997—1998年继续核心监测，以保持时间序列的连续性。
1998年9月17—18日，第一次正式部长会议在加拿大伊魁特举行，与1996年的创设会议相隔两年。部长们通过议事规则和可持续发展方案的职权范围，并设立可持续发展工作组，由高级官员、永久参与方或其代表参加，整理提案供部长批准。
会议欢迎加拿大牵头北极儿童与青年项目并提供人员，美国牵头远程医疗，萨米理事会牵头两项渔业管理项目。它还要求加拿大与监测与评估计划合作，梳理污染对儿童健康及发育的影响。这批安排把国家、原住民组织和科学工作组连接到具体任务上，同时要求继续完善提案和寻找经费，项目成果仍待此后落实。