从救济档案到创办拨款
胡佛研究所起源于加利福尼亚州斯坦福大学的胡佛战争文献收藏。第一次世界大战期间，历史学家埃弗雷姆·道格拉斯·亚当斯建议校友兼校董赫伯特·胡佛保存比利时救济工作的记录，供日后历史研究。救济委员会有关业务、政府交涉和外交的档案，遂成为收藏的重要起点。
1919年4月22日，胡佛从巴黎致电在斯坦福的妻子卢·亨利，允诺提供五万美元，派人赴欧洲收集战争史料。亚当斯的1921年工作报告记述了这项四月电报及随后筹组过程；他与妻子5月22日启程，6月11日抵达巴黎。这一创设阶段首先是一项大学史料搜集事业。
捐赠者、大学与执行人员
亚当斯抵达巴黎时，胡佛正忙于美国救济署、最高经济委员会及和会事务，未替收藏制定完整细则。两人商定，经费由胡佛私人赠与，按需拨给亚当斯，后者提交账目与报告，搜集所得则移交斯坦福大学。五万美元最初是启动额，报告写作时，捐赠者已经取消这一上限。
1921年报告由历史系负责人亚当斯及现代欧洲史副教授拉尔夫·卢茨以共同主持人的身份署名。卢茨曾在柏林的美国军事使团任职，1919年8月退役后前往中东欧及意大利、瑞士等地征集资料，后来加入斯坦福。欧洲现场联络与大学里的整理研究，由相互重叠的历史学人员承担。
参考：[1]
借用战后网络搜集文献
胡佛在回忆录中记述，潘兴将军协助调派约十五名原任历史助教或教师的军人到欧洲各地搜集材料，经济使团也参与联络；运回美国的粮食运输船承担部分资料运输。这个回顾说明，收藏能够迅速展开，与救济和军队现成的人员、交通网络密切相关。
征集范围包括政府文书、报纸、社会团体刊物、宣传品与私人记录。亚当斯最初重点索取外交、军队、议会以及粮食行政材料，随后转为争取1914至1919年的整套政府出版物。中立国也在范围之内，因为战争不仅影响参战国的战场，也改变各国行政和社会生活。
巴黎和会资料的来源核实
亚当斯到达时，巴黎和会即将结束，各国及要求获得承认的政治团体仍在大量散发主张领土、民族和国家权利的文字。美国代表团图书馆的吉尔克里斯特上尉向收藏人员提供复本与建议，但现成目录所标示的立场和材料实际来源并不总是一致。
亚当斯于是逐一访问代表团，请对方确认哪些出版物确实得到其认可，再索取文件、书册或采购清单。对部分暂不公开承认出处的文件，他另外标注取得背景。这项工作为代表团宣传品保留了出处和认可背景，便于研究者理解各方在和会中的主张。
参考：[1]
团体刊物如何成为研究材料
在巴黎担任翻译的斯坦福学生罗伯特·宾克利注意到街头张贴的团体海报，提出搜集战时社团出版物。亚当斯把它发展为专门工作，请宾克利联系社团；巴黎战争博物馆协助提供名单和地址。进入伦敦后，宾克利访问主要男性社团，亚当斯夫人则联系妇女团体。
搜集人员要求从1914年起的连续刊物，而非只收几份样品，让研究者能够比较战前与战时的活动变化。到1921年，报告估计这一类约有一万一千件，主要来自法国、英国和美国。资料先依国家分架，再按团体名称字母顺序排列，辅以供研究生使用的工作卡片目录。
参考：[1]
复本交换与早期研究利用
1919年夏，亚当斯与美国国会图书馆馆长赫伯特·普特南商定交换复本。斯坦福方面在巴黎和伦敦把社团刊物等复本交给对方运输代理；国会图书馆则送来大量战时报纸。1921年初，斯坦福编出五百八十八项可交换复本清单，对方只舍弃其中二十六项。交换把重复征集转化为补足两地馆藏的资源。
1921年报告说明，收藏此前已供斯坦福及加利福尼亚大学研究生使用，但完整目录尚未开始编制，部分救济档案仍待整理。它既记录早期成果，也反映搜集速度超过编目的压力。胡佛在1959年向斯坦福校董会所作声明，进一步强调依据文献开展研究和出版；这一后来的使命表述，建立在早期文献工作的基础之上。